ANNI AI-drivet affärssystem
Säkerhet Kontakt Priser Logga in
Startsidan Logga in

Leverantörsfakturor · modul 02

Från inkommen till bokförd faktura

Fakturan kommer in via Peppol, e-post eller mobilen. ANNI läser den, föreslår kontering ur er tidigare bokföring och kontrollerar leverantör, bankkonto och dubbletter. Reglerna avgör vem som attesterar. Ni tittar på det som behöver en människa och godkänner. Bokföringen sker i Fortnox eller Visma.net som vanligt. Elektronisk fakturahantering, EFH, utan ett system till att logga in i.

Boka demoJämför med andra system
Leverantörsfakturor i ANNI: nyckeltal för fakturor under behandling, förfall, automatisk kontering och betalt i tid, flödet från inkommande till betalning med ledtid per steg, och kön att granska med leverantör, status, ansvarig, AI-konfidens, kontering, belopp och förfallodatum
Leverantörsfakturor i ANNI. Nyckeltalen, flödet från inkommande till betalning med ledtid per steg, och kön att granska. Demodata.

Steg

16

från leverantör till betald faktura

Automatiskt

13

av stegen sköter systemet självt

Med AI

4

av dem använder en AI-modell

En människa

2

steg kräver er: granskningen och attesten

Stegen finns beskrivna inne i systemet, under Om fakturahanteringen, med källfil per steg.

Flödet

Så hanteras en leverantörsfaktura.

Sexton steg från att leverantören skickar till att fakturan är betald. Tretton av dem gör systemet självt. Här är de sex som betyder mest. Alla finns i listan under.

3AI

AI läser fakturan

Modellen väljs per leverantör. Kända leverantörer läses av en lokal modell på egen hårdvara, med era godkända fakturor som facit. En ny leverantör tas av den stora modellen första gången, och det exemplet gör nästa faktura billig.

  • Skannade fakturor utan textlager läses som bild
  • E-fakturor har redan strukturen, så tolkning och kontering görs i ett anrop
  • Långa specifikationer, som en fraktfaktura med en rad per sändning, läses av en läsare för dokumentet, utan AI-anrop
6Automatiskt

Betalkontot kontrolleras

En kapad faktura har rätt logotyp, rätt belopp och rätt fakturanummer. Det enda som skiljer är kontonumret. Därför jämförs fakturans bankgiro, plusgiro och IBAN med det som finns registrerat på leverantören i ekonomisystemet.

  • Fyra utfall: stämmer, stämmer inte, går inte att kontrollera, saknas
  • Ett konto som inte stämmer kan stoppa godkännandet
  • Kontrollen går inte att stänga av för den automatiska bokföringen
8Automatiskt

Förslaget rättas av er historik

Det ni redan bokfört väger tyngre än det en modell läser ur en bild. Har någon lärt systemet hur leverantörens faktura ska konteras, en guldmall, används den först. Sedan 24 månaders bokförd historik, halvmoms på leasingbilar och bolagets egna märkningsregler.

  • Samma radtext hos samma leverantör får skriva över förslaget
  • Leverantörens vanligaste konto fyller bara rader som är tomma
  • Historiken rör inte en rad som guldmallen fyllt
  • Mallen kan också bära en fast fördelning, en splittmall: en rad delas på flera kostnadsställen, avdelningar eller personer, upp till tjugo delrader, och samma fördelning läggs på nästa faktura. Blir summan större hamnar resten ofördelad sist i stället för att smetas ut
10AI

Återkommande fakturor bokförs utan klick

Hyran, telefonen, leasingen. En faktura ni redan godkänt tjugo gånger behöver inte ett tjugoförsta klick. Mallen måste ha sett tre manuella godkännanden innan den får bokföra själv, och en ny mall går i skuggläge först och skriver bara ner vad den skulle ha gjort.

  • Konteringens struktur måste vara identisk, beloppen får röra sig inom en tolerans
  • Fem villkor måste vara uppfyllda, bland annat rätt valuta och ett betalkonto som stämmer
  • Abonnemang bevakas så att samma period inte betalas två gånger
12Ni

Attest

Konteringen avgör vem som attesterar. Reglerna räknar ut kedjan när fakturan skickas: personerna, ordningen, och vem som tar över när beloppet är över någons rätt. Kedjan kopieras till fakturan, så en regeländring påverkar inte fakturor som redan är på väg.

  • Godkänn, returnera eller underkänn. Retur och underkännande kräver en motivering
  • Fråga en kollega eller lämna över steget, ta över i gruppen, vikarie med datum eller tills vidare
  • Attestkön slås upp på verifierad Microsoft-identitet, inte på e-postadress
  • I webbläsaren och i telefonen
14Automatiskt

Bokförs i Fortnox eller Visma.net

Verifikatet skapas i ert ekonomisystem med originalfilen som bilaga. En redan bokförd faktura kan inte bokföras igen, hur många gånger knappen än trycks.

  • Varje försök loggas med nummer och eventuellt felmeddelande
  • Periodiseringar och avskrivningar blir egna månadsverifikat
  • I Visma.net skapas fakturan spärrad och släpps sedan till verifikat
Alla sexton steg

In i systemet

  1. 1

    Leverantören skickar Leverantören

    Fyra vägar in. Leverantören behöver inte veta vilken ni föredrar.

    • E-faktura via Peppol (UBL BIS Billing 3.0)
    • E-post till bolagets fakturaadress, med avsändaren kontrollerad mot en lista
    • Foto i mobilen, även flera sidor
    • Uppladdad PDF, eller hämtad ur ekonomisystemets inkorg
  2. 2

    Mottagning och arkivering Automatiskt

    Fakturan hämtas, krypteras och får ett fingeravtryck så att den inte kan läggas in två gånger.

    • Automatiska källor: unik nyckel på bolag, källa och avsändarens id
    • Manuell uppladdning: filen känns igen på innehållet, och ni får veta var den redan finns
    • E-postens SPF-, DKIM- och DMARC-resultat sparas med fakturan

Tolkning

  1. 3

    AI läser fakturan AI

    Modellen väljs per leverantör. Kända leverantörer läses av en lokal modell på egen hårdvara, med era godkända fakturor som facit. En ny leverantör tas av den stora modellen första gången, och det exemplet gör nästa faktura billig.

    • Skannade fakturor utan textlager läses som bild
    • E-fakturor har redan strukturen, så tolkning och kontering görs i ett anrop
    • Långa specifikationer, som en fraktfaktura med en rad per sändning, läses av en läsare för dokumentet, utan AI-anrop
  2. 4

    Tolkningen kontrollräknas Automatiskt

    Fem mekaniska kontroller innan någon får se förslaget.

    • Radsumman mot totalbeloppet, momsen mot redovisad moms
    • Alla rader med, rimliga belopp, konsekventa kategorier
    • Öresavrundning och valutabrus räknas bort
    • Faller en kontroll flaggas fakturan för granskning, med skälet utskrivet

Kontroll

  1. 5

    Leverantören identifieras Automatiskt

    Betalkontot väger tyngre än namnet. Bankgiro, plusgiro eller IBAN först, sedan organisationsnummer, sedan namn.

    • Flera leverantörsposter på samma org.nr men med olika konton hålls isär
    • Ett avvikande konto flaggas, men det är ni som avgör
  2. 6

    Betalkontot kontrolleras Automatiskt

    En kapad faktura har rätt logotyp, rätt belopp och rätt fakturanummer. Det enda som skiljer är kontonumret. Därför jämförs fakturans bankgiro, plusgiro och IBAN med det som finns registrerat på leverantören i ekonomisystemet.

    • Fyra utfall: stämmer, stämmer inte, går inte att kontrollera, saknas
    • Ett konto som inte stämmer kan stoppa godkännandet
    • Kontrollen går inte att stänga av för den automatiska bokföringen

Kontering

  1. 7

    Konteringen föreslås AI

    Ett förslag per rad: konto, kostnadsställe, projekt och moms.

    • Fyra steg i tur och ordning: exakt träff på leverantör och radtext, leverantörens vanligaste konto, lokal modell, stor modell
    • Nästa steg tar bara över när det förra inte är säkert nog
    • Omvänd skattskyldighet upptäcks och bokas rätt
    • Projekt och kostnadsställe fylls i ur fakturans referenser. Ett registreringsnummer räcker för att hitta rätt projekt för en bil
  2. 8

    Förslaget rättas av er historik Automatiskt

    Det ni redan bokfört väger tyngre än det en modell läser ur en bild. Har någon lärt systemet hur leverantörens faktura ska konteras, en guldmall, används den först. Sedan 24 månaders bokförd historik, halvmoms på leasingbilar och bolagets egna märkningsregler.

    • Samma radtext hos samma leverantör får skriva över förslaget
    • Leverantörens vanligaste konto fyller bara rader som är tomma
    • Historiken rör inte en rad som guldmallen fyllt
    • Mallen kan också bära en fast fördelning, en splittmall: en rad delas på flera kostnadsställen, avdelningar eller personer, upp till tjugo delrader, och samma fördelning läggs på nästa faktura. Blir summan större hamnar resten ofördelad sist i stället för att smetas ut
  3. 9

    AI jämför med tidigare fakturor AI

    Kontrollräkningen ser att summan stämmer. Det här steget ser om fakturan är konstig.

    • Upp till fem tidigare godkända fakturor från samma leverantör läses in
    • Nya kategorier, ovanliga belopp och bytta konton lyfts fram
    • Med bara en historisk faktura ges inget grönt ljus
  4. 10

    Återkommande fakturor bokförs utan klick AI

    Hyran, telefonen, leasingen. En faktura ni redan godkänt tjugo gånger behöver inte ett tjugoförsta klick. Mallen måste ha sett tre manuella godkännanden innan den får bokföra själv, och en ny mall går i skuggläge först och skriver bara ner vad den skulle ha gjort.

    • Konteringens struktur måste vara identisk, beloppen får röra sig inom en tolerans
    • Fem villkor måste vara uppfyllda, bland annat rätt valuta och ett betalkonto som stämmer
    • Abonnemang bevakas så att samma period inte betalas två gånger

Beslut

  1. 11

    Ni granskar Ni

    Fakturabilden bredvid konteringen, på samma skärm.

    • Ändra konto, kostnadsställe, projekt och moms rad för rad, dela en rad på flera kostnadsställen eller personer, gör samma ändring på flera rader
    • Justera belopp och datum, undanta rader, begär ny tolkning
    • Stäm av mot inköpsorder, avtal och leverantörens historik
    • Periodisera, eller lägg upp som anläggning med avskrivningsplan
    • Kommentera till den som tar nästa steg
    • Se vem mer som har fakturan öppen, så att två inte ändrar samtidigt
    • Godkänn flera fakturor i serie, en i taget, utan att gå tillbaka till listan
  2. 12

    Attest Ni

    Konteringen avgör vem som attesterar. Reglerna räknar ut kedjan när fakturan skickas: personerna, ordningen, och vem som tar över när beloppet är över någons rätt. Kedjan kopieras till fakturan, så en regeländring påverkar inte fakturor som redan är på väg.

    • Godkänn, returnera eller underkänn. Retur och underkännande kräver en motivering
    • Fråga en kollega eller lämna över steget, ta över i gruppen, vikarie med datum eller tills vidare
    • Attestkön slås upp på verifierad Microsoft-identitet, inte på e-postadress
    • I webbläsaren och i telefonen
  3. 13

    Godkännande och dubblettkontroll Automatiskt

    Sista kontrollen innan bokföringen: finns den här fakturan redan i ekonomisystemet?

    • Leverantör och fakturanummer måste båda matcha
    • Det är tredje gången fakturan prövas mot dubbletter: vid mottagningen, vid uppladdningen och nu mot bokföringen
    • Två samtidiga klick kan inte ge två bokföringar
    • Hela beslutskedjan sparas i fakturans historik

Bokföring och betalning

  1. 14

    Bokförs i Fortnox eller Visma.net Automatiskt

    Verifikatet skapas i ert ekonomisystem med originalfilen som bilaga. En redan bokförd faktura kan inte bokföras igen, hur många gånger knappen än trycks.

    • Varje försök loggas med nummer och eventuellt felmeddelande
    • Periodiseringar och avskrivningar blir egna månadsverifikat
    • I Visma.net skapas fakturan spärrad och släpps sedan till verifikat
  2. 15

    Betalningen bevakas Automatiskt

    Betalningsförslag, bankfil och genomförd betalning läses av på betalningsdokumentet, även när ekonomisystemet inte visar det på fakturan.

    • Mejl varje natt om det som ligger kvar
    • Notis i telefonen dagen innan förfallodagen
    • Autogiro känns igen. En faktura som också dras via autogiro stoppas med «Risk för dubbel betalning» tills någon tagit ställning
  3. 16

    Betald Automatiskt

    Betaldatum synkas tillbaka, och historiken är obruten från avsändarens fil till verifikatnumret.

    • Ekonomisystemets besked väger alltid tyngst

Attest och regler

Konteringen avgör vem som attesterar.

En konteringsregel har tre delar: vilka fakturor den fångar, vad som då gäller för konteringen, och vem som ska attestera. Reglerna som fångar en faktura lägger ihop sina attestanter. Standardregeln, er vanliga attestinställning, ligger sist och gäller bara när ingen regel pekat ut någon.

Fångar

Leverantör Fordonsleasing AB

Då gäller

Koddelen Fordon måste sättas

Attest

+ Kalle Karlsson

Så blir det: fakturor från Fordonsleasing AB får Kalle Karlsson som attestant, utöver dem andra regler ger. Över 50 000 kr går fakturan vidare till Anna Andersson efter hans attest. Meningen skriver guiden själv, innan regeln sparas.

Sex val av attestant per regel

Som vanligt

Regeln lägger inte till någon. Andra regler och standardregeln gäller.

En viss person

Någon som alltid ska attestera det regeln fångar.

En grupp

En räcker eller alla måste, enligt gruppens inställning.

Koddelens ansvarige

Den som äger värdet på raden, ur tabellen Koddelar och ansvariga. Kostnadsstället, projektet, fordonet. Tabellen kan läsas in ur ert eget register.

Referensen på fakturan

Den som beställde, ur referensregistret.

Ingen attest

Bokförs direkt. Kräver leverantör, beloppsintervall och konto i regeln, och att regeln godkänns av någon med attesträtt utan gräns.

Guiden Ny regel i ANNI, steget Attest: sex val med En viss person vald, listan över attestanter med deras attesträtt, och meningen Så blir det
Guiden Ny regel, steget Attest. Demodata.

Det som ligger ovanpå reglerna

Attesträtt per person

Varje person har en gräns i kronor och ett «över det går till». Rätten ärvs från gruppen, annars gäller chefen ur er Microsoft-katalog. Nivåerna går från «Bekräftar bara», som är mottagningsattesten, till utan gräns. Gränsen gäller i kronor, också när fakturan är i euro eller dollar.

Eskalering direkt till den som räcker

Är fakturans belopp över den högsta rätten i kedjan läggs ett steg till med den personens «över det går till», tills någon räcker. Mellanleden hoppas över. Den som vet om leveransen attesterar alltid först.

Jäv

Avsändaren står aldrig i kedjan, varken som person eller som vikarie. Pekar en regel på avsändaren byts hon mot sitt «över det går till». Representation och egna utlägg anmäler attestanten själv med «Mitt eget köp».

Attestgrupper

En grupp attesterar med en räcker eller alla måste. Grupper som ser varandra får ett eget fack med gruppens fakturor under attest och knappen «Ta över». Flera attestanter kan stå i ett parallellt steg.

Referensregistret

«Lisa L» på fakturan betyder Lisa Lind. Registret vinner alltid, sedan e-postadressen, sedan namnet, och namnet är ett förslag, aldrig ett tyst val. Väljer ekonomi en person för en okänd referens frågar dialogen om kopplingen ska sparas.

Fråga en kollega

Attestanten frågar utan att släppa fakturan. Frågan pausar bara godkännandet, svaret går tillbaka till den som frågade, och ingen retur behövs.

Lämna över steget

Hör fakturan till någon annan lämnar attestanten över sitt steg till en kollega, med en kommentar. Kedjan i övrigt står kvar, och bolaget avgör om attestanterna får göra det.

Vikarie

En vikarie sätts med datum eller tills vidare. Vikarien får fakturorna i ett eget fack med märket «Vikariat», påminnelserna och pushen, och «Mina» räknar med dem. I telefonen syns vem som är ens vikarie.

Attest före första inloggningen

En faktura kan skickas till en kollega som inte loggat in i ANNI än. Hon bjuds in med «+ Bjud in», och fakturan väntar på henne tills hon loggat in med sin Microsoft-identitet. «Senast till» visar vem som attesterat samma leverantör och samma referens förut.

Tid

Efter tre dagar påminns attestanten i morgonmejlet och pushen. Efter sju dagar läggs «över det går till» till i steget, och den ursprungliga står kvar. Dagarna ställs per bolag. Både påminnelsen och eskaleringen journalförs på fakturan.

Ingen attest för abonnemang

Hyran och telefonen behöver ingen attestant när en regel anger leverantör, beloppsintervall och konto, och regeln själv är godkänd av någon med attesträtt utan gräns. Historiken säger vilken regel som gällde och vem som godkände den. En faktura utanför intervallet går den vanliga vägen.

Kedjan följer konteringen

Ändras konteringen under attest räknas kedjan om med bolagets regler. Ett konteringskrav, som att fordonet måste anges, stoppar hos den första attestanten som får rätta det, inte hos ekonomi. «Prova en faktura» visar kedjan innan regeln slås på.

Prova en faktura i ANNI: konteringen prövad mot reglerna, attestanterna per rad och kedjan som blir
Prova en faktura: utfallet, mottagarna och kedjan. Demodata.
Användare i ANNI med kolumnerna Får attestera upp till och Över det går till, ärvda värden streckade
Användare: attesträtten och vem som tar över det som är över. Demodata.

Raderna

Sök och jämför på varje fakturarad.

ANNI läser alla rader på fakturan, också när de är hundratals. Raderna går att söka i över alla fakturor, ni ser vad samma artikel kostat förut, och raden varnar när priset stiger.

Sök i alla fakturarader

Sök på radtext, produktnamn, artikelnummer, registreringsnummer eller fakturanummer och få raden, med fakturan den står på. Mellanslag och bindestreck spelar ingen roll, så KRP45F hittar KRP 45F. Sök i det fakturan säger, i konteringen eller i båda, i ett bolag eller i hela koncernen. Ctrl+K hittar raderna var ni än står i ANNI.

Per konto och per koddel

Avgränsa sökningen med konto, kostnadsställe och projekt, eller se den summerad per konto eller per koddel. Summan räknas per valuta, och ett klick på en summa visar raderna bakom den.

Samma artikel på andra fakturor

Artikelnumret och registreringsnumret på en rad går att klicka på. Klicket öppnar en ruta med samma artikel eller samma fordon på andra fakturor och konteringen de fick. Fakturan ligger kvar under.

Priskoll

Varje artikel med sitt à-pris utan moms, över tid och över leverantörer, med spannet mellan lägsta och högsta pris och en graf per leverantör. Två leverantörers rader räknas som samma artikel när numret är detsamma och benämningen liknar. Numret ensamt räcker inte, eftersom samma nummer kan vara frakt hos en leverantör och konsulttimmar hos en annan.

Prisvarning på raden

Ligger à-priset mer än 5 % över snittet av de fem senaste köpen av samma artikel får raden en varning, med snittet, det senaste köpet och skälet. Varningen står på raden medan fakturan granskas.

Hundratals rader på en faktura

En fraktfaktura med en rad per sändning eller en molnfaktura med en rad per abonnemang läses av en läsare för just det dokumentet, utan AI-anrop. Raderna används bara när de stämmer på öret mot dokumentets egen summering. Läsaren går igenom 946 rader på under en sekund, och samma kontering läggs på alla rader i ett svep. Till Visma.net skrivs fakturan i omgångar, och den släpps först när antal rader och summa stämmer.

Läsare finns för UPS, DHL Express och Ingram Micros molnfakturor. Har ni en leverantör med långa specifikationer bygger vi läsaren för den.

Vyerna

Vyerna i Leverantörsfakturor.

Fakturahanteringen ligger i menyn bredvid order, inköp och tid, med samma inloggning och samma behörigheter. Har koncernen flera bolag ligger alla i samma kö.

Inkorg

Arbetskön: allt som väntar på någon, med filter i varje kolumns rubrik, snabbval för det som förfaller inom sju dagar och det som är försenat, egna kolumner och er egen arbetsyta. Egna fack för returnerade, attesterade och överförda fakturor. Uppdateras live.

Behandlade

Det som är klart. Sökbart, med verifikatnummer och hela historiken.

Periodiseringar

Kostnaden hamnar i rätt månad. Schemat följer med till Fortnox eller Visma.net. Fliken Perioder visar vilka månader som är stängda, och kalendern på fakturan spärrar dem.

Anläggningar

Fakturan blir en anläggningstillgång med avskrivningsplan.

Mottaget, ej fakturerat

Inleveranser som ännu inte fått sin faktura, över alla leverantörer, med ålder och värde.

Tysta leverantörer

Larm när en leverantör som brukar fakturera slutar skicka, innan påminnelsen kommer.

Leverantörer

Hela leverantörsregistret prövat mot Bolagsverket och VIES, post för post. Adresser som saknas fylls i ur Bolagsverket med ett klick.

Radsök och Priskoll

Sök i alla fakturarader och följ à-priset per artikel över tid och leverantörer. Mer under Raderna.

Aktivitet

Vem gjorde vad med vilken faktura, AI-körningar och bokföringsförsök inräknade.

AI-agent

Fråga om fakturorna i vanligt språk, och lär systemet hur en leverantör ska bokföras.

Fakturainställningar

Peppol-ID:n, inbjudan av leverantörer, e-postmottagning, migrering från Fortnox, regler, attestgrupper, referenser och driftsättning.

Om fakturahanteringen

Alla steg beskrivna inne i systemet, med källfil per steg.

Blir något fel går det att ångra, justera belopp och datum, läsa om fakturan och ta tillbaka den ur ekonomisystemet utan att börja om.

Bas och Plus

Bas och Plus.

Bas är hela flödet ovan, allt som går att göra med fakturan och er bokföring. Plus stämmer dessutom av fakturan mot inköpsorder, projekt, avtal och fordon. Det kräver en källa till, så många börjar med Bas och slår på Plus när källan finns.

Funktion Bashela fakturaflödet PlusBas + fem kopplingar
Ingår i båda
E-faktura via Peppol, PDF via e-post, foto i mobilen och uppladdning✓✓
AI-tolkning av hela fakturan, kontrollräknad innan någon ser den✓✓
Leverantörsmatchning och bedrägerikontroll av betalkontot✓✓
Konteringsförslag ur er bokförda historik, guldmallar, halvmoms och märkningsregler✓✓
Splittmallar: en fakturarad delas på upp till tjugo rader, per kostnadsställe, avdelning eller anställd, och fördelningen sparas till nästa faktura från leverantören✓✓
AI-verifiering mot leverantörens tidigare fakturor✓✓
Automatisk bokföring av återkommande fakturor, efter tre godkännanden✓✓
Granskning med fakturabilden bredvid konteringen, dela rader, samma ändring på flera✓✓
Attest styrd av konteringsregler: attesträtt, grupper, referensregister, eskalering och påminnelser; attest i webbläsaren och i telefonen✓✓
Dubblettkontroll i tre led; påminnelser och inkassokrav känns igen✓✓
Leverantörskontroll mot Bolagsverket och VIES (F-skatt och moms via Roaring, per anrop)✓✓
Periodisering och anläggning direkt på fakturan✓✓
Bokföring i Fortnox eller Visma.net, med originalfilen som bilaga✓✓
Betalningsbevakning och larm om tysta leverantörer✓✓
Koncerninkorg, AI-agent, aktivitetslogg och e-postflik✓✓
Radsök i alla fakturarader och konteringar, i ett bolag eller hela koncernen✓✓
Priskoll: à-pris per artikel över tid och leverantörer, och prisvarning på raden✓✓
Läsare för långa specifikationer: hundratals rader utan AI-anrop, avstämda på öret✓✓
Bara i Plus
Inköpsordermatchning Fakturan stäms av mot inköpsorder och inleverans, rad för rad. Er referens på fakturan läses som ordernummer. Varje fakturarad prövas mot inleveransen i Visma.net: mottaget mot fakturerat, inleveranspris mot fakturapris med tolerans, delfakturering, kreditnota mot retur. En rad som stämmer bokförs mot inleveransen med dess konto och koddel; en avvikelse stoppar bokföringen tills någon sett den. Vyn Mottaget, ej fakturerat visar inleveranser som väntar på sin faktura, över alla leverantörer. Kräver: Inköp i Visma.net, eller ett inköpssystem med API — ✓
Vidarefakturering Leverantörsfakturans rader blir en kundfaktura, eller en kostnad på projektet. Välj raderna, välj kund, sätt påslag per rad, och en parkerad kundfaktura skapas i Fortnox eller Visma.net. Kopplingen skrivs in på leverantörsfakturans egen reskontrarad, så kundfakturanumret finns kvar när kunden frågar ett halvår senare. Marginalen visas innan ni trycker, och à-priset avrundas i stället för radsumman så att ekonomisystemets pris × antal ger samma tal. Med Fieldly läggs raderna i stället som debiterbara kostnadsrader på projektet. Severa-projekten läses redan; pushen dit är nästa steg. Kräver: Fortnox eller Visma.net; Fieldly för projekt — ✓
Attest via projektansvarig Rätt attestant hämtas ur projektet på raden. Varje konteringsrad med ett projekt visar vem som ansvarar för det: projektledaren i Visma.net eller Fortnox, annars projektägaren i Severa. I Bas pekar ni själva ut ansvarig per projekt i Koddelar och ansvariga, och regeln «koddelens ansvarige» gör personen till attestant. Plus hämtar ansvarig ur projektsystemet automatiskt, så att listan följer med när projektet byter ledare. Kräver: Projekt i Visma.net, Fortnox eller Severa — ✓
AI-avtalskontroll Fakturan prövas mot avtalet ni faktiskt skrivit. Leverantörsavtalet registreras i modulen Avtal. PDF:en tolkas av AI till prisregler med källcitat i dokumentet, granskas och publiceras. Därefter får varje faktura från leverantören kortet Avtalskontroll: koppling, pris, period, mängd, leverans, dubblering och avisering prövas var för sig, och över- och underdebitering visas var för sig. Index från SCB och räntor från Riksbanken hämtas automatiskt. Kontrollen är rådgivande och attesterar, bokför eller betalar inget själv. Slutsatsen går in i AI-verifieringen, så ett avtalat pris slutar flaggas som avvikelse. Kräver: Modulen Avtal — ✓
Bränslefakturor mot fordonsdata Varje tankning på fakturan prövas mot fordonet. Drivmedelsleverantörens tankspecifikation läses in tankning för tankning (Shell och ST1 som fil, Preem som PDF) och stäms av mot fakturan, utan att någon liter räknas två gånger. Bränslekortet kopplas till förare och fordon, och varje tankning prövas mot fordonsdatan från AddSecure: stod fordonet där när kortet drogs, steg tanknivån, stämmer litrarna mot körd sträcka. Avvikelserna samlas per fordon, med tidslinje och karta. Kräver: AddSecure-telematik; Shell, ST1 eller Preem — ✓

Jämförelse

Jämfört med andra sätt att hantera leverantörsfakturor.

Tolkning, attest i flera steg och attest i mobilen finns i de flesta system i dag. Skillnaderna ligger i kontrollerna före beslutet, i hur attestanten pekas ut, och i vad som händer efter beslutet. Vi jämför med de två typer av system ni annars väljer mellan.

Ekonomisystemets inbyggda leverantörsfakturahantering

Den vanliga fakturahanteringen som följer med eller säljs som tillägg till ett ekonomisystem: inkorg, tolkning och attest. Lätt att slå på, tolkningen debiteras ofta per faktura, och kontrollerna är de ekonomisystemet redan har.

Fristående fakturahanteringssystem

Specialiserade system som tar emot, tolkar och attesterar, och sedan bokför i ekonomisystemet via integration. Starkare på matchning och flera bolag, men ett system till att logga in i, vid sidan av ordrar, inköp och tid.

Funktion ANNImodulen Leverantörsfakturor Inbyggt i ekonomisystemetde två vanligaste ekonomisystemen Fristående fakturasystemtvå av de vanligaste på svenska marknaden
Vägen in och tolkningen
Tar emot e-faktura, PDF via e-post och foto från mobilen ✓ ✓ ✓
AI läser hela fakturan, rad för radInbyggt: tolkningen är en separat tjänst som debiteras per faktura. ✓ ○ ✓
Tolkningen kontrollräknas innan någon ser den ✓ — —
Konteringsförslag ur er egen bokförda historikInbyggt: bokföringsförslag ur tolkningen, inte ur er historik. ✓ ○ ✓
Splittmallar: en rad delas på flera kostnadsställen eller personer, och fördelningen sparas till nästa fakturaFristående: konteringsmallar per leverantör hos vissa. ✓ — ○
AI-verifiering: fakturan jämförs med leverantörens tidigare fakturorFristående: flaggar avvikande fakturor, utan uttalad jämförelse mot historiken. ✓ — ○
Återkommande fakturor bokförs utan klick, efter tre godkännandenFristående: hos vissa, via avtalsmatchning. ✓ — ○
Kontrollerna före beslutet
Fakturans betalkonto prövas mot leverantörsregistret (fakturakapning)Inbyggt: hos vissa krävs attest när leverantörens bankkonto ändras. Fristående: flaggar misstänkta fakturor. ✓ ○ ○
Dubblettkontroll i tre led, sist mot ekonomisystemet självtInbyggt: varning på samma fakturanummer i bokföringen. ✓ ○ ✓
Påminnelse och inkassokrav känns igen, och originalet spåras ✓ — —
Leverantören kontrolleras mot Bolagsverket, VIES och F-skattInbyggt: hos vissa tvåhandsattest av ny leverantör. ✓ ○ —
Matchning mot inköpsorder och inleveransANNI: Plus, för bolag med inköp i Visma.net eller ett inköpssystem med API. Inbyggt: matchningen finns i ekonomisystemet, inte i attesten. ✓Plus ○ ✓
Fakturan stäms av mot avtaletANNI: Plus, med modulen Avtal. Fristående: hos vissa. ✓Plus — ○
Attest och regler
Attestanten pekas ut av konteringen: kostnadsställets ansvarige, referensen på fakturan, leverantören ✓ ✓ ✓
Attesträtt i kronor per person, med eskalering till den som räckerInbyggt: hos en per användare, hos den andra bara per steg. Fristående: hos en per roll. ✓ ○ ○
Parallella attestanter, en räcker eller alla måste ✓ ✓ ✓
Fyra ögon som inte går att stänga avInbyggt och fristående: ett tillval eller en parameter hos en av leverantörerna. ✓ ○ ○
Påminnelse och automatisk eskalering när fakturan legat för längeInbyggt och fristående: påminnelser finns, eskaleringen gör en administratör. ✓ ○ ○
Fråga en kollega utan att släppa fakturanFristående: hos en, som meddelande. ✓ ✓ ○
Automatisk attest av abonnemangsfakturor efter regel, och regeln själv godkänd av en attestantFristående: automatiken finns, godkännandet av regeln beskrivs inte. ✓ — ○
Prova regeln på en faktura och se kedjan innan den slås påInbyggt: en simulator hos en. ✓ ○ —
Attest i mobilenANNI: i webbläsaren och i telefonen. ✓ ✓ ✓
Vikarie med datum eller tills vidareInbyggt: varierar, från tillfälliga attestanter till massbearbetning av flöden vid ledighet. ✓ ○ —
Periodisering och anläggning direkt på fakturanInbyggt: i ekonomisystemet, efter attesten. ✓ ○ —
Efter beslutet
Bokförs med originalfilen som bilaga, i Fortnox eller Visma.net ✓ ✓ ✓
Ta tillbaka en faktura ur ekonomisystemet med ett klickANNI: Visma.net, så länge fakturan inte är frisläppt. ✓ — —
Betalningen bevakas: nattligt mejl och notis dagen före förfallodagInbyggt: hos vissa notiser om attest, inte om betalningen. ✓ ○ —
Bevakning och överblick
Larm när en återkommande leverantör slutar fakturera ✓ — —
Mottaget men inte fakturerat, över alla leverantörerANNI: Plus. Inbyggt: som rapport i ekonomisystemet. ✓Plus ○ —
Koncerninkorg, alla bolag i samma köInbyggt: varierar. ✓ ○ ✓
AI-agent som svarar på frågor om fakturorna ✓ — ✓
Varje steg i flödet dokumenterat inne i systemet, med källfil ✓ — —

✓ finns i kategorin Plus i Plus, inte i Bas ○ delvis: hos vissa leverantörer, som tillägg, eller i det underliggande ekonomisystemet — beskrivs inte i de jämförda systemens publika produktinformation

Jämförelsen bygger på publik produktinformation från två av de vanligaste systemen i varje kategori på den svenska marknaden, läst 22 september och 10 oktober 2026. Andra system kan skilja sig. Ett streck betyder att funktionen inte beskrivs där. Det behöver inte betyda att den saknas. Vill ni se jämförelsen mot det system ni har eller överväger, med namn? Boka en demo, så går vi igenom den rad för rad.

Integrationer

Källor.

Ingen migrering, ingen parallell bokföring. ANNI läser er befintliga ekonomi och lämnar tillbaka det som ska bokföras.

Fortnox

Bokföring, leverantörsregister och inkorg. Verifikatet lämnas tillbaka dit.

Visma.net

Leverantörsreskontra, inköpsorder, inleveranser, periodiseringsnycklar.

Peppol

Inkommande e-fakturor, med eget Peppol-ID per bolag.

Säkerhet

Er data.

Varje kund i sin egen databas, på servrar i Sverige som vi driftar själva, utan en öppen port att attackera. Ni loggar in med er egen Microsoft-identitet, så er organisations inloggningspolicy gäller automatiskt. Originalfakturan lagras krypterad, och varje handling på en faktura loggas.

Så skyddar vi er data

Plattformen

En modul i ANNI.

Leverantörsfakturor är en modul i ANNI. Ett bolag som bara ska ha ordning på leverantörsfakturorna får inte en meny full av sådant det aldrig ska öppna. Växer behovet finns nyckeltalen ur bokföringen, order, inköp, produktion och tid i samma system, med samma inloggning.

Alla modulerPlattformen

Frågor

Vanliga frågor.

Behöver vi byta ekonomisystem?

Nej. ANNI läser Fortnox eller Visma.net och lämnar tillbaka verifikatet dit, med originalfilen som bilaga. Bokföringen ligger kvar där den ligger i dag.

Vad händer med fakturor på papper?

Fotografera dem i mobilen eller mejla PDF:en till bolagets fakturaadress. En skannad faktura utan läsbar text läses som bild. Leverantörer som kan skicka e-faktura bjuder ni in till Peppol direkt från inställningarna.

Måste vi låta systemet bokföra automatiskt?

Nej. Automatisk bokföring är avstängd tills en mall sett tre manuella godkännanden av samma sorts faktura, och en ny mall går i skuggläge först. Betalkontokontrollen går inte att stänga av. En faktura med avvikande konto stannar alltid hos en människa.

Klarar ANNI fakturor med hundratals rader?

Ja. En specifikation med en rad per sändning eller per abonnemang läses av en läsare för just det dokumentet, utan AI-anrop, och raderna används bara när de stämmer på öret mot dokumentets egen summering. En faktura med 946 rader konteras i ett svep och skrivs till Visma.net i omgångar. Den släpps först när antal rader och summa stämmer. Varje rad går sedan att söka fram.

Hur kommer vi igång?

Peppol-ID registreras i Fakturainställningar, e-postadressen för PDF-fakturor aktiveras, och fliken Driftsättning kontrollerar att allt är på plats innan första fakturan. Kommer ni från Fortnox migreras historiken därifrån, så att konteringsförslagen har något att gå på från dag ett.

Vad skiljer Bas och Plus?

Bas är hela fakturaflödet: mottagning, tolkning, kontroller, kontering, attest, bokföring och bevakning. Plus stämmer dessutom av fakturan mot inköpsorder, projekt, avtal och fordon. Det kräver en källa till: inköp i Visma.net eller ett inköpssystem med API, Fieldly eller Severa, modulen Avtal, eller AddSecure. Ni kan börja med Bas och slå på Plus när källan finns.

Måste vi använda attestreglerna?

Nej. Utan regler gäller standardregeln: er vanliga attestinställning, med eller utan granskning före attestanten. Reglerna slås på per bolag tillsammans med oss, en regel i taget, med Prova en faktura som bevis innan nästa.

Vem bestämmer vem som attesterar?

Konteringen och reglerna. Den som skickar ser kedjan innan hon skickar och kan lägga till personer, men aldrig ta bort dem reglerna lagt till. Avsändaren står aldrig själv i kedjan.

Vad kostar det?

Priset beror på antal bolag och fakturor, och på om ni väljer Bas eller Plus. Tolkningen är en del av tjänsten, inte en avgift vid sidan om. Hör av er så räknar vi på ert upplägg.

Pris

Hör av er så räknar vi.

Priset beror på antal bolag, antal fakturor och om ni väljer Bas eller Plus. Tolkningen ingår i båda. Beskriv verksamheten så får ni ett förslag. Vissa tilläggstjänster, till exempel kreditkontroller, debiteras efter användning. De visas i ANNI innan de används och beskrivs i villkoren, avsnitt 11.2.

Boka demoSe hela systemet